Bune Practici
Recunoasterea caracterului obligatoriu al legislaţiei transparenţei pentru
entităţile care gestionează instrumentele structurale si celelalte fonduri
post-aderare în România.
Aceste entităţi sunt, cu anumite excepţii, instituţii publice. Ca urmare, le sunt aplicabile
în totalitate legile privind accesul la informaţii de interes public si transparenţa decizională.
Ca urmare, aplicarea lor nu reprezintă o opţiune ci o obligaţie legală. Cele mai multe
probleme ivite în practică se datorează deficienţelor de cunoastere a normelor transparenţei
instituţionale, nu carenţelor legislative. Gestionarea instrumentelor structurale si a celorlalte
fonduri comunitare post-aderare a presupus asimilarea unui vast set de norme, iar procesul
nu este cu totul încheiat. Instituţiile publice trebuie să respecte un set complex si nu tot
timpul corelat de acte normative. Tocmai de aceea ne-am asumat afirmarea poate redundantă
a unui adevăr evident în deschiderea prezentului set de recomandări.
Pentru a comenta acest model de bună practică, accesaţi pagina de forum
Recunoasterea rolului important al persoanelor cu atribuţii în
aplicarea legislaţiei transparenţei instituţionale.
Cel mai adesea,funcţionarul însărcinat cu aplicarea Legii nr.544/2001 nu se află în posesia
documentelor solicitate în baza acestor legi, fiind nevoit să apeleze la funcţionarii din cadrul
altor departamente pentru elaborarea si formularea unui răspuns. Conform Legii nr.544/2001,
funcţionari responsabili de aplicarea acestei legi sunt direct pasibili de sancţiuni legale si
administrative, în cazul nerespectării prevederilor, chiar dacă aceasta nu le este direct imputabilă.
O situaţie similară se întâlneste în aplicarea legii transparenţei decizionale, nr.52/2003. Resursele
umane suficiente si bine pregătite sunt esenţiale în buna gestionare a transparenţei instituţionale
a fondurilor comunitare postaderare în România. Specializarea lor din punct de vedere al fisei de
post asigură necesara concentrare asupra calităţii rezultatelor. Pregătirea continuă oferă suportul
pentru a eficientiza activitatea. Procedurile clare si optimizate oferă eficacitate si eficienţă muncii
acestora.
Pentru a comenta acest model de bună practică, accesaţi pagina de forum
Aplicarea principiului informării din oficiu atunci când sunt
solicitări numeroase cu conţinut similar sau identic.
Acest lucru se poate face prin numeroase metode, de la cea mai simplă, respectiv publicarea pe
site-ul de web, până la cele mai complexe, cum ar fi răspunsuri standardizate gestionate de un
software specializat de helpdesk sau publicaţii tematice distribuite gratuit celor interesaţi.
Pentru a comenta acest model de bună practică, accesaţi pagina de forum
Realizarea si întreţinerea permanentă a unei baze de date cu
factori interesaţi în implicarea în consultări cu privire la
documentele relevante acestor etape.
În ceea ce priveste mediul de afaceri, obligaţia de a avea o astfel de bază de date revine din
interpretarea art.6 alin.3 din Legea nr. 52/2003:
„Anunţul referitor la elaborarea unui proiect de act normativ cu relevanţă asupra mediului de
afaceri se transmite de către iniţiator asociaţiilor de afaceri si altor asociaţii legal constituite, pe
domenii specifice de activitate …”.
Eficienţa unui astfel de demers de trimitere către asociaţiile de afaceri si alte asociaţii de profil
presupune pre-existenţa unei baze de date comprehensive si actuale. Realizarea si întreţinerea
unei astfel de baze de date poate fi realizată fie cu sprijinul coaliţiilor de asociaţii deja constituite,
fie prin procesarea secundară a solicitărilor de acces la informaţii si participare (respectiv
introducerea automată autorilor solicitărilor în baza de date).
Pentru a comenta acest model de bună practică, accesaţi pagina de forum
Luarea în considerare a punctelor de vedere exprimate de cei
consultaţi ca elemente ce sprijină, fundamentează sau critică
opţiuni de politici publice
Societatea civilă nu are cum să aibă o opinie sau opţiune unitară pe toate aspectele ce ţin de
programare, identificare si formulare în domeniul instrumentelor structurale. Este inerentă
existenţa unor opinii exprimate care se contrazic. Este gresit să se considere că inexistenţa unei
opinii comune a societăţii civile invalidează procesul de consultare, iar în lipsa respectivei opinii
comune, instituţiile publice au libertatea de a decide fără consultări. Dimpotrivă, rolul persoanei
responsabile de relaţia cu societatea civilă este acela de a colecta toate propunerile si sugestiile
factorilor interesaţi si de a informa cu privire la fundamentarea opţiunilor de politici publice pe baza
comentariilor primite în procesele de consultare. Mai apoi, decizia de a alege si nuanţa politică ce
va fi implementată urmează să fie luată de factorii cu putere decizională din cadrul instituţiei
respective, cu necesitatea motivării alegerii.
Pentru a comenta acest model de bună practică, accesaţi pagina de forum
Justificarea acceptarii si/sau respingerii propunerilor venite din partea
societăţii civile în timpul proceselor de consultare
În legătură cu această recomandare, se pot evidenţia două aspecte. În primul rând, răspunsul la
petiţia prin care au fost trimise propunerile este obligatoriu conform legislaţiei generale a petiţiilor.
În al doilea rând, volumul de muncă necesar oferirii acestui răspuns poate fi redus substanţial
dacă procesul de preluare si prelucrare a recomandărilor primite este gestionat eficient – practic,
este vorba doar de a prelua informaţii deja existente în documentele interne rezultate în urma
proceselor de consultare. Timpul necesar pentru a realiza acest lucru considerăm că Transparenţa
instituţională a fondurilor europene în România reprezintă o utilizare eficientă a resurselor publice,
întrucât conferă credibilitate procesului de consultare.
Pentru a comenta acest model de bună practică, accesaţi pagina de forum
Utilizarea unor metode eficiente de consultare directă a
factorilor interesaţi, în cadrul unor întâlniri/dezbateri,
Cum ar fi cea a cafenelei publice (după care s-a derulat, de altfel, si conferinţa din cadrul
prezentului proiect) sau cea a audierilor publice.
Pentru a comenta acest model de bună practică, accesaţi pagina de forum
Tratarea Ghidului solicitantului ca act normativ si aplicarea
consecventă a Legii nr.52/2003 în elaborarea acestuia si a
actelor modificatoare
Atât în timpul activităţii de monitorizare cât si în dezbaterile din cadrul conferinţei derulate în
cadrul proiectului au fost argumentate două opţiuni de interpretare în ceea ce priveste caracterul
Ghidului solicitantului. Prima, împărtăsită în mare măsură de echipa proiectului, afirmă că Ghidul
solicitantului are caracterul unui act normativ, ca urmare prevederile Legii transparenţei decizionale
în administraţia publică, nr.52/2003, îi sunt direct aplicabile.
Această intepretare pare a fi susţinută si de practica, e advărat, nu foarte consecventă, de
aprobare a Ghidurilor solicitantului prin ordin de ministru, publicat în Monitorul Oficial. O a doua
interpretare, prevalentă în rândul reprezentanţilor Autorităţilor de Management, prezintă Ghidul
solicitantului ca pe o compilaţie de acte normative, fără nicio altă adăugire de conţinut si respectiv,
fără a constitui, în sine, izvor de drepturi si obligaţii. Fără a continua argumentaţia în oricare dintre
cele două sensuri, putem aminti însă opinia unanimă privind utilitatea foarte mare a comentariilor si
recomandărilor primite în timpul proceselor de consultare. Recomandarea echipei de experţi privind
aplicarea consecventă a Legii nr.52/2003 si în cazul când se intepretează că Ghidul solicitantului
nu constituie un act normativ a reiesit din observarea faptului că este mai usor să aplici o
procedură deja cunoscută decât să creezi si să rodezi o procedură de consultare nouă, atât din
punctul de vedere al personalului instituţiilor publice cât si din perspectiva societăţii civile.
Pentru a comenta acest model de bună practică, accesaţi pagina de forum
Reducerea nevoii de a interveni asupra Ghidurilor
solicitantului prin corrigendum-uri
Dezbaterile din cadrul conferinţei derulate în cadrul proiectului au contribuit la identificarea
aspectelor calitative privitoare la justificarea corrigendum-urilor la Ghidurile solicitantului.
Ele pot fi grupate în trei categorii:
1. erori de redactare – reducerea acestora poate fi pe de o parte obţinută prin metoda testului
intern înainte de publicare si pe de altă parte prin eficientizarea proceselor de consultare;
2. deficienţe de interpretare – comunicarea si transparenţa poate contribui substanţial la
reducerea lor, alături însă de alte procese ce exced domeniului transparenţei instituţionale, cum
ar fi implementarea unei strategii eficiente de formare;
3. scăpări inerente datorită presiunii timpului – în această situaţie, instrumentele transparenţei
instituţionale au o mai mică putere de influenţare directă asupra deciziilor politice si a politicilor
publice. Putem însă să reamintim faptul că transparenţa mecanismelor care duc la accelerarea
deciziilor dincolo de timpul normal de derulare a activităţilor, posibil chiar cu nerespectarea
legislaţiei transparenţei instituţionale, poate să ofere probele antrenării responsabilităţii decidenţilor.
Prin minimizarea nevoii de intervenţie ulterioară în textul Ghidurilor solicitanului, corrigendum-urile
pot deveni ceea ce si trebuie să fie: simple erate, iar nu documente care modifică regulile jocului
pe parcurs.
Pentru a comenta acest model de bună practică, accesaţi pagina de forum
Tratarea cu celeritate atât a petiţiilor cât si a solicitărilor de
acces la informaţii de interes public
Această recomandare conţine în aparenţă o contradicţie: pe de o parte susţinem corecta
interpretare a tuturor solicitărilor primite de entităţile care gestionează instrumentele structurale
ca fiind fie petiţii fie cereri de acces la informaţii de interes public, iar pe de altă parte propunem
asumarea unui termen mult mai scurt de răspuns, faţă de maximul legal de 30/45 de zile pentru
petiţii, respectiv 5/10/30 de zile pentru solicitările de acces la informaţii. Contradicţia este însă
numai aparentă: corecta lor calificare atrage asumarea răspunderii asupra formulării răspunsului,
iar termenele legale sunt oricum maximale si trebuie interpretate în corelare cu restul prevederilor
legale aplicabile – în cazul nostru, regulamentele europene ce privesc instrumentele structurale.
Referitor la calificarea cererilor primite, de cele mai multe ori, sunt considerate solicitări de acces
la informaţii de interes public doar cele care cuprind în textul lor această menţiune, cu toate că
este obligaţia instituţiei de a încadra corect cererea, în raport de prevederile art.31 din Constituţia
României: „Autorităţile publice, potrivit competenţelor ce le revin, sunt obligate să asigure
informarea corectă a cetăţenilor asupra treburilor publice si asupra problemelor de interes personal”.
Desi este evident, precizăm faptul că informarea asupra treburilor publice se realizează, din punctul
de vedere al legislaţiei transparenţei instituţionale discutate în prezentul document, prin
Legea nr.544/2001 si Legea nr.52/2003, iar cea privind problemele de interes personal, prin
Ordonanţa nr.27/2002 privind regimul de soluţionare al petiţiilor. În fapt, calificarea corectă a
solicitărilor conduce la o mai bună delimitare a sarcinilor persoanelor responsabile, cu consecinţe
directe asupra eficienţei si motivării, în timp ce asumarea voluntară a unor termene mult sub cele
maxime permise de lege răspunde în mod direct cerinţelor din regulamenteleprivind instrumentele
structurale.
Pentru a comenta acest model de bună practică, accesaţi pagina de forum
Coordonarea optimă între compartimentul de comunicare din cadrul entităţilor
care gestionează fonduri europene postaderare si compartimentul din
instituţia-mamă care răspunde direct de aplicarea legislaţiei transparenţei instituţionale
Indiferent de forma de organizare a entităţii care gestionează fonduri europene post-aderare,
este necesară coordonarea cu compartimentele responsabile de relaţia cu societatea civilă,
respectiv aplicarea Legii nr.544/2001, din instituţia publică vizată. Din punct de vedere strict legal,
procesul de informare ar trebui să decurgă în următorii pasi:
1. primirea solicitării de către punctul unic de contact al instituţiei (compartimentul responsabil de relaţia cu
societatea civilă si/sau aplicarea Legii nr.544/2001);
2. direcţionarea către compartimentul de specialitate (în cazul nostru, AM/OI/altă structură cu atribuţii privind
instrumentele structurale);
3. formularea răspunsului de către compartimentul de specialitate;
4. trimiterea răspunsului către solicitant de către compartimentul responsabil de relaţia cu societatea civilă
si/sau aplicarea Legii nr.544/2001.
5. utilizarea secundară a informaţiei privitoare la solicitant (în scop de raportare, introducere în baze de
date etc.)
Diferenţa fundamentală constă însă în caracterul relativ autonom al structurilor care gestionează instrumente
structurale, care, spre deosebire de alte compartimente de specialitate, dispune si de un instrument propriu
de informare si comunicare. Din această particularitate par a se ivi numeroase dintre necorelările observate în
cadrul activităţii de monitorizare din cadrul proiectului.Oricare ar fi organizarea, este necesară stabilirea unor
relaţii clare între cele două structuri intra-instituţionale, cu scopul respectării atât a legislaţiei române privind
transparenţa instituţională, cât si a prevederilor europene si normelor românesti corespondente privind
instrumentele structurale.
Pentru a comenta acest model de bună practică, accesaţi pagina de forum
Concentrarea pe calitatea răspunsului la solicitări mai degrabă
decât pe stricta conformitate legislativă
Referitor la această recomandare, în cadrul conferinţei din cadrul proiectului s-a sugerat concentrarea mai
degrabă pe eficienţa rezultatului decât pe urmarea strictă a procedurilor interne privind circuitul documentelor,
uneori poate prea complex, cu consecinţe asupra calităţii răspunsurilor si asupra timpului de răspuns. Din aceste
raţiuni, se poate lua în considerare si delegarea de semnătură pentru persoanele din cadrul compartimentelor de
informare, pentru a putea răspunde direct la solicitări de acces la informaţii de interes public. O altă opţiune
poate fi si externalizarea funcţiei de informare si comunicare, având însă în vedere si instrumentele de control a
contractorului.
Pentru a comenta acest model de bună practică, accesaţi pagina de forum
Introducerea unor indicatori privind transparenţa
instituţională în cadrul documentelor de evaluare
Acest lucru oferă coerenţa întregului proces descris prin recomandările de mai sus, pe de o parte, iar pe de altă parte,
permite învăţarea din experienţa ciclurilor anterioare de programare.
Pentru a comenta acest model de bună practică, accesaţi pagina de forum
